为了使我院会计核算工作更加有序、规范，方便广大教职工和学生办理报账业务，提高工作效率，根据国家相关财经法律法规和制度的规定，结合我院工作实际情况，特制定本指南。

一、报账时间：

1、上午：8：30------11：30； 下午：14：30-----16：30

2、每周一、三、五下午为政治学习、业务学习和内部账务处理及票据整理时间，不对外办理业务。

3、每月月初第一至第五个工作日为内部结账、对账、编制报表时间，不对外办理业务。

4、如有特殊情况,我处将在学院公文群或校园网的电子公告栏内或财务处网站发布通知,请注意及时浏览。

二、财务预算执行

1、根据学院安排的年度预算，各部门在分管领导的指导下优化配置、统筹安排，节约开支，提高资金使用效率。

2、严格控制预算外支出，年度预算一经下达，原则上不予调整。确因需要预算外开支或调整预算，必须书面报告主管院领导，经院长办公会或院党委会研究决定。

3、部门预借及报销须在学院经费预算范围内进行。对超预算的支出，在按规定程序增加预算指标前一律不得预借和报销。

4、专项资金必须严格按专款专用的原则执行，按项目进行核算，严禁在实施过程中改变项目资金用途、提高支出标准、随意调整项目的投资规模。

5、取得创收收入的部门，在上交创收收入时需填写“预算上账审批表”，然后在预算范围内开支。对收入或预算经费划转的，须填写“资金内部调拨单”，到财务处划转预算指标后在预算范围内开支。

6、取得科研收入的部门及个人，在款项到账后需填写预算上账审批表后在预算范围内开支。

三、专职报账员工作机制

1、为便于各部门有序地开展工作，各部门设置一名“专职报账员”， 由“专职报账员”办理报账业务；

2、财务处为各部门提供了定额工作备用金，由“专职报账员”借支备用金，年底清算借款。

四、有关报账业务的要求

（一）原始凭证必须合法有效：

1、原始凭证包括税务部门印制的盖有税务局发票监制章的发票、财政部门印制的盖有财政专用章的收据、经政府有关部门批准使用的专业票据（如火车票、飞机票、邮局票据等）及自制的符合要求的劳务报酬签收表等。

发票或收据的接受单位名称必须是“贵州轻工职业技术学院”（不得在其后加写具体系、处等名称，也不能用简写代替），填写内容必须齐全，大小写金额必须一致，并加盖出据单位发票专用章或财务专用章（仅盖有单位公章的票据无效，不予报销）。

2、原始凭证的内容必须根据实际发生的经济事项填写，内容必须真实、完整，严禁弄虚作假。购物发票必须注明物品名称、数量、单价和金额，四者缺一不可。内容为办公用品、实验材料、书及文具等的发票需提供开票单位出据加盖印章的明细清单或购物小票作为附件，否则一律不予受理报销。

3、原始凭证上必须有经办人签名，签名人对所签票据的真实性、合法性负责。

4、原始凭证有错误的，应由开出单位重开或更正，更正处加盖开出单位公章，不得涂改和挖补。

5、从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章（或发票专用章）的证明（或原发票存根联的复印件），并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办人、负责人签字，财务处负责人审核，分管财务院领导批准后，才能代作原始凭证；对于车票、船票、飞机票等凭证丢失的，由本人写出书面报告，说明事由，注明车次（或航班号等）、旅程、金额，由随行人员（或相关人员）证明，部门领导签字，财务处负责人审核，分管财务院领导批准后，才能办理报账手续。

6、原始凭证上所有签字不得用圆珠笔或红色笔，必须用蓝、黑墨水钢笔或签字笔签写。

7、凡属内部往来收据或已注明不能作为报账凭证的单据，财务拒绝受理。

8、复印件不得作为报账凭证。

9、根据国库集中支付中心要求，各部门在发生各项经济活动中，因工作需要（带学生实习、科研考察）到景区考察时，景区门票不能作为报销依据，需主动向景区管理处索取正规发票。

10、原则上各部门应在经济事项发生后一个月内报销相关票据，当年发票应在12月25日之前报销。

（二）专职报账员对所取得的原始凭证，应按项目分类进行整理并填写《费用报销审批单》，注明各类经济事项的金额、发票张数、合计数等。

对零散的原始凭证应粘贴在规格为长22.85cm×宽11.4cm的粘贴单（自备）上。粘贴单据时须从右至左依次相错粘贴在粘贴单上，所有粘贴的原始单据其上下左右不得超出粘贴单边缘。

（三）具体业务办理注意事项：

1、差旅费报销：必须填写差旅费报销单。差旅费报销单上必须有单位负责人和经办人签字，按报销单要求填列；所发生的交通费用、住宿费及其他费用由出差人员中填列；补助项目由财务处人员审核填列。

差旅费报销时，属参加会议或培训、进修等情况的，须提供会议通知。

2、出国人员护照、签证等费用报销：出国出境人员护照费、签证费、公证费、往返国际旅费及机场建设费等的报销，需附出国出境任务批件。国际机票报销需附购票发票或国外出票机构收款凭证方可报销。

3、探亲旅费：当事人填写差旅费报销单，人事处负责人依据国家相关规定核实、签字，财务处予以报销。

4、职工丧葬费、抚恤费补助：凭人事处开出的书面通知到财务处领款；临时工工资、遗属生活困难补助，凭人事处造表，经有关领导签批后，到财务处领取。

5、基建、修缮工程项目：10000元以上的工程项目须由学院审计处审查签字。报销时须备齐合同（原件）、工程决（结）算单及验收单等附件。

6、购置固定资产，报账前需到相关部门办理固定资产验收登记手续。

7、各部门（或项目）报销劳务费、课酬、加班费、补助费、奖酬金等，均须编制发放名册，注明领款人姓名及实发数，并经领款人本人签收（不得由同一人为所有人代签代领）。外单位人员津贴需注明单位。

8、学生领取困难补助或勤工助学酬金须注明具体的学生姓名、班级和补助金额，并经学生资助中心确认，部门领导签字后，分管院领导审批。由主管老师或相关学生（须持本人学生证件）到财务处领款。

9、会议经费报销：由学院承办的各类研讨会、学术会议以及各种年会等，在召开前需向分管院领导和财务处提交会议收支预算书。会议结束后，凭预算书、决算书和发票等支出凭证一次性集中报销，不得分次拆零报销。会议住宿费、伙食费、场租费等发票需附出票单位的详细结算单。

10、质保金的退付，需持收款单位盖有财务专用章的收据，经使用部门确认使用情况正常后，报学院分管领导审核签字方可退付。

11、印制报刊、书籍或其他批量宣传资料等要附结算单据或明细表。

12、教材采购，由教务处办理相关验收入库手续，发票金额必须按实际付款金额开据。图书资料采购(含书籍、期刊、文献资料、电子资料等)，须购买部门办理验收入库手续，分发到个人的学习资料报账必须附有领用人员名单。

五、借款

借款须先到财务处填写借款单，各部门（或项目）负责人审核后应将同意借款金额及经费开支渠道签在借款单上，按学院经费管理审批程序审批后方可办理借款手续。

若借款超过10000元，需提前到财务处预约登记或电话预约，以便财务处及时与银行联系备款。

六、执行国家现金管理规定

依据国家现金管理的规定，结算金额在1000元（含）以上以及单位之间资金往来的，一律通过银行进行结算。严禁为逃避使用支票将票面金额在1000元（含）以上的经济业务分拆而开具几张连号发票。一经发现，将责成换用支票支付，否则不予报销。

支票自签发之日起有效期为10天。经办人若不慎遗失支票，应立即办理银行挂失手续，并依法向人民法院申请公示催告。

七、预开收据

上级部门或项目协作单位的项目拨款，若需学院先出据财务收据时，项目管理部门应指定经办人，持部门证明（注明内容、金额并加盖部门公章或项目负责人签字）到财务处办理有关手续，由经办人负责将款项拨回或退回原收据。财务处应在款项收到或原收据退回时进行登记，并由双方签字确认。

八、学生退学退费及生源地助学贷款多交费用退费程序

1、学生退学退费程序:学生到所属系部领取《贵州轻工职业技术学院学生退学审批表》和《贵州轻工职业技术学院学生退学费用结算清单》逐项填写→表单上的相关部门签署意见→分管教学的院领导审批→学生持《贵州轻工职业技术学院学生退学费用结算清单》到财务处办理清退有关费用

特别提示:学生“退学时间”请系主任签字确认。

2、学生生源地助学贷款多交费用退费程序：学生处资助中心向财务处提供学生助学贷款到账明细表→财务处向银行查询学生助学贷款资金已到账→财务处收费员按实际到账贷款资金开据学费收据→财务处将学生助学贷款多余资金按系部制表发放

九、报销签批权限及管理规定

1、报销签批权限：院领导及助理经费由其自行签批；部门经费由部门负责人签批；系部经费由系主任或书记签批；项目经费由项目负责人签批。

2、系部实行二级经费预算管理，经费报销按《贵州轻工职业技术学院关于系部实行二级经费预算管理的通知》（黔轻职院〔2014〕71号）执行。

3、差旅费报销按《关于贯彻落实《贵州省省级党政机关差旅费管理办法》的通知》（黔轻职院〔2014〕28号）执行。

4、培训或进修报销按《关于教职工在职进修学习管理办法（暂行）》（黔轻职院〔2006〕18号）执行。

5、公务接待报销按《贵州轻工职业技术学院公务接待规定（试行）》（黔轻职院党〔2013〕49号）执行。

6、学生退学退费按《贵州轻工职业技术学院退学学生退费的有关规定》（黔轻职院〔2010〕23号）执行。

十、报账程序

第一步：专职报账员进行票据整理和粘贴

1、经办人、证明人或验收人在发票或单据上签名；

2、根据票据的内容和经费来源渠道对票据分门别类进行整理；

3、准备好其它相关原始凭证，如：会议通知或有关文件、购物合同、购物明细等；固定资产需要到相关部门办理验收登记手续，并取得入库验收单据。

第二步：审批

1、按学院经费审批权限进行逐级审批。

第三步：财务审核与付款

1、会计人员根据各部门已审批的票据及附件等原始凭证，对所发生的经济业务事项进行审核；

2、核算科科长审核签字；

3、财务处负责人审核签字；

4、会计人员编制记账凭证；

5、出纳支付现金或办理银行付款。

二〇一五年三月一日